Bittiniilon-ohjelmiston tilaajarekisterin tietosuojaseloste (yhteisöasiakkaat)

Rekisterinpitäjä

Tietosuoja-asioista vastaava yhteyshenkilö

Henkilörekisterin nimi

Bittiniilo-ohjelmiston tilaajarekisteri yhteisöasiakkaista

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:

Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti Bittiniilo-ohjelmiston tarjoamien Abitti-koelaadinta- ja pisteytysjärjestelmää monipuolistavien toimintojen tuottamiseen, ylläpitoon, suojaamiseen, kehittämiseen, asiakaspalveluun ja laskuttamiseen liittyen.

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös asiakasviestintään, markkinointiin, käyttäjien tavoittamiseen ja suoramarkkinointiin, tilastointiin ja analysointiin, käytettävyyden ja toimivuuden varmistamiseen, väärinkäytösten estämiseen ja tutkimiseen sekä liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen liittyen.

Säännönmukaiset tietolähteet

Kaikki rekisterin tiedot ovat peräisin rekisteröidyltä itseltään.

Käsiteltävät henkilötiedot

  1. Tilaajan työskentelyorganisaatio, laskutusta varten oleva organisaatiotarkenne, postitusosoite, postinumero ja postitoimipaikka
  2. Tilauksen yhteyshenkilö, tämän titteli, puhelinnumero ja sähköpostiosoite

Henkilötietojen luovuttaminen

Rekisterin tietoja luovutetaan vain Rekisterinpitäjän lukuun toimiville Henkilötietojen käsittelijöille. Näitä ovat:

Henkilötietojen siirrot kolmansiin maihin

Rekisterin sisältämiä tietoja Rekisterinpitäjän lukuun EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolella käsittelevät:

Euroopan komission päätöksen 2021/914 mukaisesti GDPR:n alaisia henkilötietoja voidaan siirtää EU:n ulkopuolella tallennettavaksi ja käsiteltäväksi vakiosopimuslausekkeiden nojalla.

Henkilötietojen suojaus

Rekisterinpitäjä on toteuttanut asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta häviämiseltä, luovuttamiselta, väärinkäytöltä, muuttamiselta, tuhoamiselta tai luvattomalta pääsyltä. Rekisterinpitäjä on varmistunut siitä, että sen lukuun toimivat Henkilötietojen käsittelijät noudattavat GDPR-lainsäädäntöä ja että niiden tietoturva on toteutettu alan hyvien käytänteiden mukaisesti.

Rekisterin tietoja säilytetään vain digitaalisessa muodossa.

Tietojen säilytysaika

Käyttäjätunnuksina toimivat sähköpostiosoitteet näkyvät tilauksiin liittyvillä laskuilla laskujen yksilöimiseksi. Tästä seuraa, että käyttäjien sähköpostiosoitteet sisältyvät kirjanpitoaineistoon ja näin ollen sähköpostiosoitteita joudutaan säilyttämään Kirjanpitolain (1336/1997) 2. luvun 10 §:n 2. momentin mukaisesti kuusi vuotta käyttäjätilin luomiseen tai voimassaoloajan jatkamiseen johtaneen tilauksen tilausvuoden alusta lukien. Edelleen sähköpostiosoitteita ei voida poistaa kirjanpitoaineistosta, koska Kirjanpitolain 2. luvun 7 §:n 2. momentti kieltää kirjanpitoaineistoon kuuluvien tositteiden muuttamisen jälkikäteen.

Kuuden kuukauden (6 kk) kuluttua Bittiniilo-ohjelmiston käyttöoikeuden päättymisestä muut henkilötiedot kuin käyttäjätunnuksena toimiva sähköpostiosoite poistetaan käyttäjätietokannasta eikä kirjanpitoaineistoon jäävää sähköpostiosoitetta ei enää käytetä muuhun tarkoitukseen kuin kirjanpitoaineiston osana.

Profilointi

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai muuhun automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos

  1. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty; tai
  2. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos

  1. rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;
  2. käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai
  3. rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.

Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutettu. Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään sähköpostitse osoitteeseen tietosuoja@nettiniilo.fi. Sähköpostiviestin otsikon on alettava sanoilla:
Bittiniilo-ohjelmiston yhteisöasiakkaiden tilaajarekisteriin liittyen